Liczenie czasu pracy w kancelarii – jak rozwiązać ten problem?

W życiu prywatnym, zbyt duża kontrola, wbrew znanemu powiedzeniu może zniszczyć zaufanie zamiast je zbudować. Jednakże w świecie biznesu kontrola jest niezbędna do sprawnego działania przedsiębiorstwa. Pozwala ona także na budowanie zaufania między kontrahentami, pracodawcą a pracownikami przy przedsiębiorstwem i jego Klientami.

Szczególnie od branży prawnej, a więc kancelarii prawnych, adwokackich, radcowskich, notarialnych, odszkodowawczych czy windykacyjnych oczekuje się uczciwości. Laicy muszą polegać na wiedzy i doświadczeniu branży prawnej, jednocześnie nie mając zbyt wielu możliwości do zweryfikowania czy kancelaria potraktowała ich uczciwie. Bo czy w obecnych czasach gonitwy za większymi pieniędzmi można komuś uwierzyć na słowo?

Jednym z problemów branży prawnej jest mierzenie oraz kontrola czasu pracy. Kontrola ta nie jest bezpodstawna, bo pozwala zarówno na realne rozliczanie umów godzinowych oraz ryczałtowych, ale także na sprawdzanie rentowności wykonywanych działań czy usług. Bez nowoczesnych technologii informatycznych mierzenie i kontrola czasu pracy jest bardzo utrudniona, a wyliczenia „na oko” mogą być niemiarodajne. Dlatego też profesjonalne kancelarie powinny wdrożyć dedykowany tej branży system CRM rozwiązujący ten oraz wiele innych problemów.

Mierzenie czasu pracy w Kancelariach adwokackich, notarialnych, odszkodowawczych

Część wykonywanych czynności w branży prawnej jest opłacana poprzez ustalone koszty zastępstwa procesowego czy koszty notarialne. W branży odszkodowawczej czy windykacyjnej popularną metoda rozliczenia pracy jest prowizja od uzyskanych dla poszkodowanego świadczeń. Jednakże branża prawna jest na tyle rozległa, że wymaga wielu rozwiązań. Kancelarie gwarantują różnego rodzaju usługi (analiza dokumentacji, przygotowanie dokumentacji i pism, porady prawne), które rozliczane są w ramach umów godzinowych czy ryczałtowych.

• Umowy godzinowe – Klient (prywatny lub biznesowy) zleca wykonanie usługi i ma zapłacić określoną stawkę za godzinę pracy adwokata, notariusza czy innego specjalisty. Wskazywanie czasu pracy „na oko” przy rozliczeniu jest nieprofesjonalne i może budzić wątpliwości co do prawdziwości przedstawionych danych. Dla osoby liczącej jest to również niekomfortowe. Bo czy adwokat za każdym razem jak zajmuje się daną sprawą ma włączać stoper czy sprawdzać czas na zegarze i wyniki potem zapisywać w zeszycie czy kalendarzu?
• Umowy ryczałtowe – Klient (przeważnie biznesowy, ale może być również prywatny) potrzebujący częstej pomocy prawnej umawia się z kancelarią albo na niższą stawkę godzinową albo stałą miesięczną obejmującą daną ilość godzin pracy na jego rzecz. Przy tej formie umowy pojawia się ten sam problem z mierzeniem czasu co przypadku umów godzinowych. Dochodzi jednak dodatkowy problem, bo różnymi sprawami jednego Klienta może się zajmować kilka osób (specjalista do spraw prawa pracy i specjalista do spraw karnych). Wtedy wyliczenia czasowe mogą być jeszcze bardziej niemiarodajne.

Mierzenie czasu pracy na potrzeby sprawdzania rentowności działań Kancelarii

Ustaliliśmy, że dla Klienta czas pracy kancelarii ma znaczenie przy rozliczaniu umów. Ale w ramach samej kancelarii liczenie czasu pracy ma ogromne znaczenie, tym bardziej przy czynnościach, za które jest pobierana stała opłata. Konieczna jest kontrola nad wykonywanymi czynnościami oraz sprawdzanie rentowności wykonywanych działań.

• Załóżmy, że właściciel Kancelarii zatrudnia 10 pracowników (adwokatów, prawników, specjalistów, referentów). Kancelaria pobiera 200 zł netto za przygotowanie odwołania w sprawie o odszkodowanie od pracodawcy. Jeden pracownik przygotowuje takie odwołanie 2 godziny a drugi 4 godziny. Wtedy stawka godzinowa w obu sytuacjach diametralnie się różni. Trzeba zweryfikować czy ta różnica ma logiczne wytłumaczenie (różny stopień skomplikowania sprawy) czy może po prostu jeden z pracowników pracuje zbyt wolno lub rozpraszają go niepotrzebne czynności.
• Przy umowach ryczałtowych Klient chce wiedzieć, czy godziny, za które płaci, są w pełni wykorzystane. Ale i właściciel kancelarii chce mieć tą pewność. Ważne jest zweryfikowanie, czy dane zadania nie zajmują więcej czasu, niż „na oko” zakładaliśmy i czy kancelaria nie jest na takim rozliczeniu stratna.

System CRM dla branży prawnej rozwiązaniem problemu z mierzeniem czasu pracy

Jeśli czytasz ten artykuł to znaczy, że nie masz jeszcze systemu CRM dla branży prawnej, albo masz, ale nie spełnia Twoich oczekiwań i nie rozwiązuje problemu z mierzeniem i kontrolą czasu pracy. Podpowiemy więc, na co zwrócić uwagę wybierając system dla swojej Kancelarii.

Twój system informatyczny powinien dać Ci możliwość:

• mierzenia rzeczywistego czasu pracy – stoper systemowy będzie liczył ile użytkownik spędził czasu przy wykonywanej czynności oraz przy danej sprawie;
• mierzenia deklaratywnego czasu pracy – użytkownik będzie miał możliwość wpisania deklarowanego czasu pracy przy danej czynności, jeśli wykonywał również działania pozasystemowe;
• generowania raportów czasu pracy – pozwoli to na kontrolę czasu pracy wszystkich członków zespołu i ułatwi proces rozliczenia z Klientami;
• tworzenia alarmów czasu pracy – dzięki nim sprawdzisz rentowność zawieranych umów ryczałtowych.

System CRM (Customer Relationship Management) oznacza system do zarządzania relacjami z Klientami. System dla kancelarii prawnych, adwokackich, radcowskich, notarialnych, odszkodowawczych czy windykacyjnych ma jednak nie tylko usystematyzować i usprawnić proces obsługi Klientów oraz pracy nad sprawami, ale powinien także pomóc w kompleksowym zarządzaniu Kancelarią. Zwróć uwagę na to, czy wybrany przez Ciebie system CRM ma możliwość:

• łatwego dostępu do systemu 24h na dobę z pozycji przeglądarki internetowej,
• importowania zgłoszeń z marketingu internetowego wprost do systemu,
• generowania wzorców umów, pism i innych dokumentów z poziomu systemu,
• wysyłki SMSów i e-maili z systemu oraz otrzymywania wiadomości zwrotnych,
• generowania ofert online i składania elektronicznych podpisów,
• tworzenia zadań zintegrowanych z kalendarzem Google,
• mierzenia i kontroli czasu pracy użytkowników systemu,
• wykonywania rozliczeń wielopoziomowych przy korzystaniu z usług sieci handlowej.